Hoe kunnen we kwetsbare ouderen in de regio met een zorgvraag zo snel mogelijk de juiste zorg op de juiste plek bieden? Die vraag leidde ruim twee jaar geleden tot de start van een grootschalige regionale samenwerking tussen zorgorganisaties. Via het gemeenschappelijk vraag- en aanbodmodel Efficy, het project dat daaruit voortvloeide, werken twaalf VVT-organisaties met hetzelfde systeem, waardoor zij de vraag naar zorg en het gezamenlijke zorgaanbod aan elkaar kunnen koppelen. Het gevolg: een veel efficiëntere organisatie van het wachtlijstbeheer en het sneller kunnen bieden van passende zorg. In deze blog vertelt Pascale Bartels, directeur SeniorenPunt (voorheen WoonincPlusVitalis) en projectleider van Efficy, over de ontwikkeling, het succes en de toekomst van het project. 

Pascale: “Zo’n drie jaar geleden, nog voor corona, lag er al een plan om de beschikbare capaciteit in de regio beter te benutten en het wachtlijstbeheer efficiënter te organiseren. Door corona zijn deze plannen in een stroomversnelling gekomen. Na het uitbreken van het coronavirus werd al gauw duidelijk dat we in de regio intensief met elkaar moesten samenwerken om coronapatiënten snel de juiste zorg op de juiste plek te kunnen bieden. Dit resulteerde in de oprichting van het Regionaal Aanmeld Centrum (RAC). Hierin werkten veertien zorgorganisaties, ziekenhuizen en huisartsen in Eindhoven en omgeving samen om de doorstroom van onder meer coronapatiënten vanuit ziekenhuizen naar andere zorginstellingen te organiseren. Het succes hiervan maakte duidelijk dat er in de regio veel kansen liggen om de samenwerking rondom de beschikbare capaciteit te versterken. We wilden die verbinding ook na corona vasthouden. Daarom zijn we gaan nadenken hoe we de regionale samenwerking structureel konden vormgeven.”

Regionaal vraag- en aanbodmodel

Gedurende een paar weken bogen acht VVT-organisaties - Amaliazorg, Anna Ouderenzorg, Archipel, Joriszorg, Oktober, Sint Annaklooster, Valkenhof en Vitalis – zich over het vraagstuk. Na de zomer van 2020 lag er een plan klaar voor de ontwikkeling van een regionaal totaaloverzicht van vraag en aanbod via het klantvolgsysteem Efficy. Door de beschikbaarheid van de transitiemiddelen kon een gezamenlijke opdracht aan het softwarebedrijf worden verstrekt. Dit resulteerde in op maat ingerichte CRM software voor het dagdagelijks matchen van zorgvraag en -aanbod en de coördinatie van wachtlijsten in de regio. Na uitgebreide voorbereiding en een volledig online trainingsprogramma, vond in december 2020 de livegang plaats.

Pascale: “Voorheen werkten zorgorganisaties met verschillende Excel-lijsten en overzichten die handmatig bijgehouden werden. Dat werkte ook, maar maakte het wel lastig om inzicht te krijgen in bijvoorbeeld aantallen, wachttijden en voorkeursplekken. Er ging veel tijd verloren aan rondbellen en mailen. Soms werden zorgvragen zelfs dubbel opgepakt, omdat ouderen op meerdere plekken ingeschreven stonden. Met als gevolg dat de wachtlijsten alleen maar groeiden.”

Ideale match

Met Efficy worden de zorgvragen in de regio en het gezamenlijke zorgaanbod van de organisaties samengebracht. Pascale licht dit toe: “Aan zowel de zorgvragen van ouderen als de zorgplekken, oftewel kamers, worden kenmerken gehangen. Door slim te combineren kunnen we sneller de juiste zorg op de juiste plek bieden. Alle zorgorganisaties hebben real-time inzicht in de totale vraag en het aanbod. Je kunt op elk moment zien welke ouderen in de regio op een zorgplek wachten en welke zorgaanbieder kamers beschikbaar heeft. Wijzigingen worden meteen doorgevoerd en zijn real-time zichtbaar in het dashboard, zodat iedereen continu op de hoogte is van de stand van zaken.” 

Focus op urgente zorgvragen

De focus van Efficy ligt sinds de start op het zo snel en goed mogelijk invullen van urgente en dringende zorgvragen. Het gaat daarbij bijvoorbeeld om ouderen die in het ziekenhuis, op de revalidatie of op een crisisbed liggen, maar ook om mensen die vanwege een dreigende situatie niet langer veilig thuis kunnen blijven wonen. “Dit zijn mensen die de zorg het hardst nodig hebben,” aldus Pascale. “Soms betekent dit dat ouderen niet meteen op hun voorkeursplek terechtkomen. Dan is een tussenplaatsing nodig. In Efficy kunnen we zien waar deze ouderen verblijven, terwijl ze wachten op hun voorkeursplek. Als er dan een plek vrij komt, zien we direct wie hiervoor in aanmerking komt. Hierdoor ontstaat een soort treintje. Als op locatie A een kamer vrijkomt, kan iemand van locatie B doorverhuizen naar A, zodat kamer B weer vrijkomt voor iemand van locatie C met voorkeur voor locatie B, enzovoorts. Mede daardoor kwam in 2022 ruim 60% van de geplaatste mensen terecht op de plek van voorkeur, al dan niet via een tussenplaatsing. Sommigen, zo’n 9%, zijn zo tevreden over de tussenplaatsing, dat doorplaatsen naar de voorkeurslocatie niet meer nodig is.”

Kortere wachtlijst en efficiencyslag

Door de focus op urgente en dringende zorgvragen is het aantal urgent en dringend wachtenden op de wachtlijst in twee jaar tijd flink gedaald. Wel zijn er meer thuiswonende mensen die zich uit voorzorg hebben ingeschreven of die vanuit thuis willen wachten totdat de locatie van voorkeur beschikbaar komt. De aangesloten zorgorganisaties konden meer mensen plaatsen met een dringende zorgvraag (zie kadertekst). Pascale: “De meeste mensen met een urgente zorgvraag worden binnen één maand geplaatst, al dan niet op de voorkeurslocatie. Dat is natuurlijk ontzettend mooi.” 

Vanwege het succes sloten er begin 2022, naast de al eerder genoemde acht organisaties, nog eens vier nieuwe partners aan: Zorgboog, Savant, NEOS en Glorieux. “Omdat we allemaal met hetzelfde vraag- en aanbodmodel werken, hebben we een enorme kwaliteitsslag kunnen bewerkstelligen,” aldus Pascale. “Medewerkers weten elkaar sneller te vinden en zijn minder tijd kwijt aan mail- en belverkeer. Ook worden er geen zaken meer dubbel opgepakt en staan ouderen nog maar één keer geregistreerd in het systeem. Daarnaast hebben ziekenhuizen (beperkte) inzage in de wachtlijsten, waardoor ook op dit vlak beter en efficiënter samengewerkt wordt.”

Afremmen, ombuigen en afbuigen van zorgvragen 

Naast het hebben van grip op de vraag en het aanbod in de regio, levert het werken met Efficy waardevolle data op over bijvoorbeeld ontwikkelingen en trends. Pascale: “Dit helpt om goed en snel in te kunnen spelen op actuele zaken. We kunnen bijvoorbeeld preventief ondersteuning bieden aan mensen die nog thuis wonen, waardoor ze langer comfortabel en veilig in de eigen omgeving kunnen verblijven. Zo kunnen we de zorgvraag afremmen, ombuigen en soms zelfs afbuigen. Dit jaar gaan we kijken hoe we deze managementinformatie nog beter kunnen gebruiken. Bijvoorbeeld door data te analyseren, te borgen en beschikbaar te stellen aan organisaties. Daarnaast willen we Efficy doorontwikkelen en de kennis van het werken met het systeem verbeteren. Wat we doen in de regio is echt uniek. Een samenwerking in deze vorm bestond nog niet. Mooi gevolg is dat er ook al andere regio’s interesse hebben getoond in het project. Zij zien de meerwaarde en willen graag op eenzelfde manier gaan werken. Dat is een mooi compliment voor ons harde werk in de regio!”